Realizuji vědecký projekt

Jak již bylo zmíněno v úvodu, některé části realizace se u projektů vědeckých a rozvojových liší. V následujících odstavcích se proto na tyto odchylky podíváme podrobněji a zaměříme se hlavně na projekty vědecké.

Nejdůležitějšími útvary, se kterými budete v průběhu realizace projektu intenzivně komunikovat jsou: OVV FM (Irena Míková), OVV VŠE, RAC FM (Lenka Vetýšková), tajemník fakulty (Karel Přibyl) a EO FM (paní Hana Perlová, Iva Fučíková, Jiřina Dvořáková).

Než se ale ponoříme do jednotlivých kroků, je důležité vyčlenit dva typy projektů, u kterých bude pravděpodobně uplatňován mírně odlišný postup. Cílem metodického pokynu totiž není házet žadatelům klacky pod nohy, ale naopak usnadnit jim práci a poskytnout podporu, tam kde mohou trochu tápat. Proto platí následující kroky realizace pro všechny projekty vědecké (i mezinárodní vědecké) s výjimkou projektů GAČR a TAČR, u kterých je postup realizace popsán v samostatných kapitolách. U projektů GAČR a TAČR je totiž zaveden určitý „zvykový postup“, který je naprosto funkční, proto nemá smysl ho měnit. Rozdíl v realizaci těchto projektů je ale většinou pouze v oddělení, se kterým bude řešitel projektu v jednotlivých krocích komunikovat.

1. Smlouva a přiřazení zakázky

Prvním krokem, který při realizaci projektu musí každý řešitel udělat, je podpis Smlouvy o realizaci projektu s poskytovatelem dotace. Smlouvu podepisuje statutární orgán VŠE, kterým je rektor nebo v některých případech i děkan fakulty (na základě Pověření děkana).

Ještě před samotným podpisem smlouvy se pravděpodobně setkáte s doplňujícími požadavky poskytovatele dotace (např. požadavek zřídit zvláštní bankovní účet, žádost o podpis různých čestných prohlášení, doložení informací…atd.). Všechny tyto požadavky vám pomůže vyřídit Lenka Vetýšková (projektová manažerka FM). V tomto ohledu se na ni můžete kdykoliv obracet.

Podpis smlouvy vám pomůže zařídit OVV FM. Smlouva většinou dorazí přímo na děkanát nebo rektorát, řešitel tedy nemusí nic zařizovat a ihned po zaevidování smlouvy mu bude poskytnuta její elektronická kopie. Pokud se k vám ale přece jen dostane nějakým nedopatřením smlouva dříve než k rektorovi nebo děkanovi, je vhodné ji co nejdříve odevzdat na OVV FM. OVV FM se postará nejen o podpis smlouvy, ale také o její zaevidování do systému, předání právnímu oddělení a následné zřízení zakázky.

Stejný postup platí i pro spoluřešitelskou nebo partnerskou smlouvu v případě, že nejste hlavním řešitelem projektu.

Pokud jste spoluřešitel a hlavní řešitel vám pošle k připomínkování návrh partnerské smlouvy, měl by spolu s vámi smlouvu okomentovat minimálně proděkan pro vnější vztahy a proděkan pro vědu a výzkum. Je vhodné zaslat smlouvu také ke kontrole na právní oddělení, s tím vám kdykoliv pomůže OVV FM nebo projektový manažer FM.

2. Samotná realizace projektu

Při řešení projektu se setkáte s celou řadou výzev, které budete muset překonat. Mezi ty nejčastější patří vše, co souvisí s personální a mzdovou agendou, finanční vypořádání mezi partnery a pořizování zboží a služeb.

Pro každou z těchto oblastí jsou v odrážkách na této stránce shrnuty nejčastější problémy a jejich řešení spolu s nejčastěji používanými formuláři, které se k těmto problémům vztahují. Před začátkem realizace projektu vám paní Fučíková také ráda poskytne informace a cenné rady k úvazkům a pracovním smlouvám, které budou souviset s projektem.

Ve všech fázích řešení projektu je možné kontaktovat projektovou manažerku FM (Lenku Vetýškovou) a jakékoliv úkoly související s projektem (vyjma tvorby samotných výstupů) na ni delegovat.

3. Změny projektu

Pokud je potřeba udělat v projektu změny, které vyústí v nutnost připravit novou smlouvu o řešení projektu, kontaktujte prosím OVV FM nebo projektovou manažerku fakulty. Po vydání nové smlouvy poskytovatelem dotace bude nutné zajistit kolečko podepsání a zaevidování nové smlouvy (viz proces popsaný výše). Mezi tyto změny většinou patří větší změny rozpočtu, změny termínů zahájení nebo ukončení projektu, změny ve výstupech projektu, změny v partnerství (pokud existuje) a změny v indikátorech.

4. Průběžné zprávy o realizaci projektu

Ve většině projektů, které trvají déle než jeden rok, se setkáte s nutností vyplňovat a odesílat poskytovateli průběžné zprávy o realizaci projektu. Tyto zprávy vypracovává řešitel, je však možné využít při jejich přípravě pomoci projektového manažera FM a přenechat mu např. části obsahující finanční aspekty, zajištění účetních dokladů (jsou-li vyžadovány) a celkovou administrativu. Projektový manažer nebo pracovník OVV FM navíc vždy provádí formální kontrolu zprávy před jejím odesláním a pomáhá řešiteli zajistit podpisy statutárního orgánu na zprávu a přílohy (je-li podpis vyžadován).

5. Ukončení a archivace

Vše výše uvedené platí i o závěrečné právě. U ukončených projektů ale také platí povinnost archivace dokumentů. Lhůtu, po kterou je nutné dokumenty uchovávat, stanoví většinou pravidla poskytovatele dotace. Po skončení projektu je vhodné odevzdat všechny relevantní dokumenty na OVV FM k archivaci. Archivace dokumentů na OVV FM nebo na RAC je důležitá hlavně z důvodu možnosti rychlé reakce při nedostupnosti řešitele v případě nějaké kontroly.