Realizuji rozvojový a aplikační projekt

Jak již bylo zmíněno v úvodu, některé části realizace se u projektů vědeckých a rozvojových liší. V následujících odstavcích se proto na tyto odchylky podíváme podrobněji a zaměříme se hlavně na projekty rozvojové a aplikační.

Nejdůležitější oddělení, se kterými budete v průběhu realizace projektu intenzivně komunikovat jsou: RAC FM (Lenka Vetýšková), tajemník fakulty (Karel Přibyl) a EO FM (paní Hana Perlová, Iva Fučíková, Jiřina Dvořáková).

  1. Smlouva a přiřazení zakázky

    2. Prvním krokem, který při realizaci projektu musí každý řešitel udělat, je podpis Smlouvy o realizaci projektu s poskytovatelem dotace. Smlouvu podepisuje statutární orgán VŠE, kterým je rektor nebo v některých případech i děkan fakulty (na základě Pověření děkana).

    Ještě před samotným podpisem smlouvy se pravděpodobně setkáte s doplňujícími požadavky poskytovatele dotace (např. požadavek zřídit zvláštní bankovní účet, žádost o podpis různých čestných prohlášení, doložení informací…atd.). Všechny tyto požadavky vám pomůže vyřídit Lenka Vetýšková (projektová manažerka FM). V tomto ohledu se na ni můžete kdykoliv obracet.

    Podpis smlouvy vám pomůže zařídit RAC FM. Smlouva většinou dorazí přímo na děkanát nebo rektorát, řešitel tedy nemusí nic zařizovat a ihned po zaevidování smlouvy mu bude poskytnuta její elektronická kopie. Pokud se k vám ale přece jen dostane nějakým nedopatřením smlouva dříve než k rektorovi nebo děkanovi, je vhodné ji co nejdříve odevzdat na RAC FM. Kde se postaráme nejen o podpis smlouvy, ale také o její zaevidování do systému, předání právnímu oddělení a následné zřízení zakázky.

    Stejný postup platí i pro spoluřešitelskou nebo partnerskou smlouvu v případě, že nejste hlavním řešitelem projektu.

    Pokud jste spoluřešitel a hlavní řešitel vám pošle k připomínkování návrh partnerské smlouvy, měl by spolu s vámi smlouvu okomentovat minimálně proděkan pro vnější vztahy. Je vhodné zaslat smlouvu také ke kontrole na právní oddělení, s tím vám kdykoliv pomůže projektový manažer FM.

  2. Samotná realizace projektu

    3. Při řešení projektu se setkáte s celou řadou výzev, které budete muset překonat. Mezi ty nejčastější patří vše, co souvisí s personální a mzdovou agendou, finanční vypořádání mezi partnery a pořizování zboží a služeb.

    Pro každou z těchto oblastí jsou v odrážkách na této stránce shrnuty nejčastější problémy a jejich řešení spolu s nejčastěji používanými formuláři, které se k těmto problémům vztahují. Před začátkem realizace projektu vám paní Fučíková také ráda poskytne informace a cenné rady k úvazkům a pracovním smlouvám, které budou souviset s projektem.

    Ve všech fázích řešení projektu je možné kontaktovat projektovou manažerku FM (Lenku Vetýškovou) a jakékoliv úkoly související s projektem (vyjma tvorby samotných výstupů) na ni delegovat.

  3. Změny projektu

    4. Pokud je potřeba udělat v projektu změny, které vyústí v nutnost připravit novou smlouvu o řešení projektu, kontaktujte prosím projektovou manažerku fakulty. Po vydání nové smlouvy poskytovatelem dotace bude nutné zajistit kolečko podepsání a zaevidování nové smlouvy (viz proces popsaný výše). Mezi tyto změny většinou patří: větší změny rozpočtu, změny termínů zahájení nebo ukončení projektu, změny ve výstupech projektu, změny v partnerství (pokud existuje) a změny v indikátorech.

  4. Průběžné zprávy o realizaci projektu

    5. Ve většině projektů, které trvají déle než jeden rok, se setkáte s nutností vyplňovat a odesílat poskytovateli průběžné zprávy o realizaci projektu. Tyto zprávy vypracovává řešitel, je však možné využít při jejich přípravě pomoci projektového manažera FM a přenechat mu např. části obsahující finanční aspekty, zajištění účetních dokladů (jsou-li vyžadovány) a celkovou administrativu. Projektový manažer navíc vždy provádí formální kontrolu zprávy před jejím odesláním a pomáhá řešiteli zajistit podpisy statutárního orgánu na zprávu a přílohy (je-li podpis vyžadován).

  5. Ukončení a archivace

    6. Vše výše uvedené platí i o závěrečné právě. U ukončených projektů ale také platí povinnost archivace dokumentů. Lhůtu, po kterou je nutné dokumenty uchovávat, stanoví většinou pravidla poskytovatele dotace. Po skončení projektu je vhodné odevzdat všechny relevantní dokumenty na RAC FM k archivaci. Archivace dokumentů na RAC je důležitá hlavně z důvodu možnosti rychlé reakce při nedostupnosti řešitele v případě nějaké kontroly.